Geplaatst op
Steeds meer organisaties vertrouwen op de inzet van branchespecifieke ERP-software. Maar wat is dat precies, en hoe ziet deze software er dan voor dienstverleners uit? Deze vragen zullen wij in dit blog voor u gaan beantwoorden.
Wat is ERP?
ERP, voluit ook wel bekend als Enterprise Resource Planning, omvat het softwarematig in kaart brengen van de processen binnen een organisatie. De omgeving fungeert als centrale database, waardoor gebruikers wanneer en waar dan ook toegang hebben tot de meest actuele gegevens. Dit bevordert niet alleen de onderlinge communicatie, maar zorgt er ook voor dat collega’s van verschillende afdelingen beter met elkaar samen kunnen werken.
Daarnaast is men dankzij Enterprise Resource Planning ook in staat om bepaalde processen en handelingen te automatiseren en met elkaar te verbinden. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van voorraden: een proces dat vroeger handmatig beheerd moest worden, kan nu eenvoudig softwarematig geautomatiseerd worden.
Enterprise Resource Planning voor dienstverleners
Door de omvang en diversiteit van de huidige softwaremarkt is het echter niet altijd even eenvoudig om een geschikt ERP-systeem te vinden. Toch heeft de diversiteit ervoor gezorgd dat bedrijven steeds vaker op zoek gaan naar een systeem dat is ontwikkeld door een leverancier met kennis van de branche. Zij kennen de sector en dienst uitdagingen immers als geen ander, en hebben de software vaak zodanig ingericht dat het optimaal ondersteunt bij het tackelen van deze uitdagingen.
3 belangrijke modules
Een branchespecifiek ERP-systeem bestaat vaak uit verschillende modules, die ieder een ander deelgebied beheren. Voordat we naar de drie populairste onder dienstverleners gaan kijken, is het belangrijk om te vermelden dat bedrijven die op zoek zijn naar ERP-software, van tevoren altijd moeten vastleggen welke extra modules zij eventueel willen gaan gebruiken. Er moet namelijk van tevoren met de leverancier gekeken worden of zij hier ook daadwerkelijk aan kunnen voldoen. Niet iedere leverancier is in staat om iedere module te combineren met het ERP-systeem.
#1. Human Resource Management (HRM)
Technisch gezien heeft iedere branche baat bij een module voor Human Resource Management. Toch geldt dit extra voor dienstverleners: alles valt en staat voor hen immers met het personeel. HRM brengt alle personeelszaken overzichtelijk in kaart, waardoor u alles nauwkeurig kan inzien en bijhouden: van de salarisadministratie, tot aan het goedkeuren en monitoren van vakantiedagen.
#2. Document Management Systeem (DMS)
Het DMS is soms een opzichzelfstaand systeem, maar maakt ook vaak onderdeel uit van een ERP-systeem. De taak van het Document Management Systeem is om bedrijfsbrede documenten overzichtelijk op te slaan, zodat iedere medewerker te allen tijde toegang heeft tot de data die zij nodig hebben. Daarnaast beschikt het over versiebeheer, wat met name handig is als men in projectgroepen werkt. Iedereen kan dan inzien welke wijzigingen zijn aangebracht in het document, en wanneer.
#3. Financieel
Net als bij de HRM-module, kan in principe ieder bedrijf profiteren van een omgeving waarmee het de financiën eenvoudig kan beheren en monitoren. Het automatiseren van financiële processen bespaart niet alleen tijd en inspanning, maar maakt het geheel ook minder gevoelig voor menselijke fouten. Processen als facturering en tijdsregistratie worden hierdoor aanzienlijk efficiënter ingericht.